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Coordinateur(trice) du Bureau

Adressez nous vos dossiers de candidature (CV, lettre de motivation et 3 références) par mail à l'adresse talents@beautifulsoul.sn avant le 05 avril 2019.

Responsable du bon fonctionnement du Bureau, vous créez les conditions et organisez la gestion du bureau pour que tous vos collègues travaillent dans d’excellentes conditions. Vous gérez l’accueil, la réception et l’orientation des demandes de nos clients et de nos partenaires. Vous coordonnez les informations et planifiez les agendas du Bureau et de la Direction. Vous fournissez des services d’assistanat auprès des membres de l’équipe et vous vous assurez en permanence le bon fonctionnement de nos outils et espaces de travail. Vous pouvez par ailleurs prendre en charge de façon autonome certains dossiers liés à la gestion de la structure ou à l’organisation d’évènements.

A la fois polyvalent et excellent organisateur, vous avez un fort sens de la satisfaction client. Vous êtes profondément animé par notre vision et par notre cœur d’expertise (accompagnement au changement, coaching, développement du leadership). Vous pourriez aspirer à développer votre propre potentiel de facilitateur – coach – accompagnateur de changement.

 

Vous vous retrouvez dans nos valeurs essentielles et les faites vivre au quotidien : collaboration, exigence, authenticité, positivité, accomplissement. 


Principales responsabilités

Administration et Gestion du bureau et environnement de travail

 

  • Gérer et veiller en permanence à créer une atmosphère de travail chaleureuse et confortable en s’assurant que les espaces Beautiful Soul sont maintenus propres, fonctionnels et agréables.

  • Gérer et maintenir les matériels et fournitures de Beautiful Soul, en s’assurant d’une optimisation des stocks afin de les garder à des niveaux raisonnables tout en garantissant leur disponibilité. Vérifier et tenir l’inventaire du stock régulièrement – passer les commandes de réapprovisionnement des fournitures.

  • Etablir le manuel de procédures administratives et logistiques de Beautiful Soul. Assurer son actualisation et son implémentation auprès des employés.

  • Gérer la caisse des dépenses journalières, en faisant un contrôle quotidien et s’assurant de la bonne tenue des documents associés par toutes les parties concernées

Gestion de la réception, de l’accueil et de l’orientation clients

  • Suivre et gérer la réception des communications entrantes, inclus visites clients, emails, appels téléphoniques. Accueillir avec le sourire et orienter chaque client, visiteur ou partenaire pour répondre de façon adéquate à leurs sollicitations

  • Gérer les appels téléphoniques, les prises de message de façon claire afin de transmettre la demande à la personne concernée, s’assurer du bon suivi & traitements des messages

  • Gérer la programmation du répondeur ainsi que les messages y afférant

Gestion du secrétariat et Assistance - au Bureau et la Direction

  • Gérer et actualiser l’agenda de Beautiful Soul afin d’informer l’équipe des différentes activités et réunions – Organiser et coordonner les réunions, rédiger les minutes et en assurer la mise à disposition

  • Gérer l’agenda de la Direction : s’assurer de la prise de rdv, de la gestion des rappels et actualisation de l’agenda. Arranger les réservations en cas de déplacements professionnels.

  • Gérer le courrier adressé à la Direction ou au bureau, en s’assurant de la transmission des différents éléments aux personnes adéquates de l’équipe

  • Saisir, mettre en forme documents (courriers, rapports, newsletters…), les reproduire et/ou les scanner et s’assurer de leur bonne diffusion. Peut prendre en charge et suivre certains dossiers notamment contractuels ou de gestion administrative

  • Classer, référencer et archiver (papier et numérique) les informations et documents requis

Achat et gestion des fournisseurs 

  • Inventaire : Etablir et actualiser l’inventaire des équipements de Beautiful Soul.

  • Négocier et contractualiser avec les fournisseurs d’équipement en utilisant l’approche du ‘meilleur rapport qualité/prix’. Gérer la relation avec eux afin d’obtenir un niveau de service constant dans le temps.

  • Suivre l’échéance des différents contrats requérant une action (paiement, reconduction) afin de garantir une continuité de services (ex. site internet, eau, éléctricité, etc)

  • Maintenir à jour la liste des fournisseurs et identifier régulièrement de nouveaux fournisseurs alignés avec le niveau de standard de Beautiful Soul.

Responsabilités transversales  

  • Faire des propositions au management pour améliorer les processus, systèmes ou infrastructures existantes et qui permettent une productivité optimale. S’assurer de leur bonne mise en œuvre après validation, dans le respect des règles et lois applicables.

  • Gérer et résoudre de manière proactive les éventuelles difficultés opérationnelles quand celles-ci peuvent arriver, en collaboration directe avec ses collègues

Profil et compétences requises

  •  Un diplôme de technicien supérieur, type BTS en secrétariat, gestion administrative ou équivalent

  •  Une expérience d’au moins 3 ans à un poste similaire

  •  Sens du service et rigueur avec en particulier une grande exigence sur la qualité, propreté et confort des bureaux. Vous aurez déjà étudié ou travaillé dans des environnements hyper-exigeants, ce qui vous a permis de sortir de votre zone de confort à plusieurs reprises déjà

  •  Autonome, capable de prendre des initiatives et d’être réactif dans un environnement fluide, où la répartition des tâches évolue rapidement. Bon sens de l’organisation et de la planification

  • Observateur, ayant le sens du détail et le souci de la qualité

  • Doté d’un excellent relationnel avec un focus sur la satisfaction client

  • Capable de communiquer parfaitement à l’oral et à l’écrit en Français

  • Maitrise des outils bureautiques MS Office

  • Un intérêt démontré pour notre cœur d’activité : leadership & accompagnement au changement

Pour ce rôle, le salaire sera fixé entre 500,000 et 600,000 FCFA net selon le profil du candidat. Un contrat long terme sera offert après complétion d’une période d’essai réussie. Collaboration, authenticité, accomplissement, positivité et bienveillance sont les valeurs que nous incarnons chaque jour.

Adressez nous vos dossiers de candidature (CV, lettre de motivation et 3 références) par mail à l'adresse talents@beautifulsoul.sn avant le 05 avril 2019 avec l'intitulé du poste en objet.