Stage - Assistant(e) administratif(ve) et de projet (français / anglais)

Beautiful Soul est une entreprise du secteur privé dont l'objectif est de créer une masse critique de "leaders positifs" au Sénégal. Aujourd'hui, nos services sont principalement axés sur l'accompagnement des organisations dans la gestion du changement. Notre équipe est composée de deux associés gérants, d'employés à temps plein et d'une dizaine de facilitateurs (coachs, formateurs, animateurs). L'ensemble de nos experts nous permet de travailler avec de nombreuses institutions parmi les plus prestigieuses, tant au Sénégal que dans le reste de l'Afrique et de l'Europe. La plus grande contrainte à notre croissance aujourd'hui est notre capacité à intégrer de nouveaux experts dans notre équipe avec un niveau d'expertise comparable. Par conséquent, certains membres de l'équipe ont parfois une charge de travail très lourde. Afin d'alléger la charge de travail de nos experts actuels et de développer le talent de nos futurs experts, Beautiful Soul recherche plusieurs assistants administratifs et assistants de projet. Ces assistants joueront un rôle clé dans le développement futur de Beautiful Soul et, à ce titre, bénéficieront d'un programme de développement des capacités approfondi dès leur arrivée.

Description du rôle

Le titulaire de ce poste sera responsable d'un certain nombre de tâches liées aux projets des clients et/ou aux besoins administratifs internes (voir détails en page 3). L'objectif de ce poste est de contribuer à la réalisation des projets dans les délais impartis, d'apporter un soutien aux experts de Beautiful Soul (associés, employés et consultants) et d'assurer la qualité des services fournis. Ce poste sera placé sous la responsabilité du directeur des opérations et servira d'interface pour des contacts réguliers avec nos experts et les points focaux de nos clients.

Potentiel de croissance

Dans un premier temps, ce poste pourrait évoluer vers un poste de coordinateur de projet, avec une plus grande implication dans les phases commerciales et les réunions de haut niveau avec les clients, ainsi qu'une responsabilité accrue dans la gestion du projet. À plus long terme, ce poste pourrait déboucher sur des fonctions plus spécialisées, en fonction des compétences et des intérêts de la personne et des besoins de Beautiful Soul (par exemple, coach/facilitateur/formateur, ingénieur commercial, responsable de la communication).

Compensation

Entre 200 000 et 500 000 FCFA selon l'expérience du candidat.

Processus de recrutement

Afin de garantir une nomination réussie pour ces postes, la procédure de recrutement est décrite ci-dessous :

• Sélection sur la base d'un CV et d'une lettre de motivation envoyés à talents@beautifulsoul.sn
• Entretien téléphonique (15-20 minutes) pour évaluer l'adéquation du candidat au poste.
• Tests (écrits, logiques) et soumission éventuelle des résultats d'examens universitaires 
• Un ou plusieurs entretiens en face à face (environ 1 heure)
• Contact avec 3 personnes de référence choisies par le candidat (anciens superviseurs, professeurs...)

Si vos compétences correspondent au profil recherché et que vous êtes intéressé par le poste, veuillez envoyer votre CV et votre lettre de motivation à l'adresse suivante  talents@beautifulsoul.sn en indiquant où vous avez entendu parler de cette opportunité.

Nous prévoyons de nombreuses candidatures pour ces postes et nous ne répondrons donc qu'à celles qui nous semblent correspondre à nos critères. Nous nous excusons par avance auprès de ceux qui ne recevront pas de réponse. Cela n'enlève rien à la valeur de votre candidature. Nous vous souhaitons bonne chance !

 Processus de recrutement

• Bac +4
• Excellente maîtrise du français (oral et écrit), et idéalement de l'anglais
• Maîtrise de l'outil informatique (computer, word, excel, powerpoint et idéalement Google Suite) et capacité à produire des documents de haute qualité
• Attitude proactive et positive, capacité à interagir avec toutes les parties prenantes du projet d'une manière qui incite tout le monde à agir.
• Esprit d'équipe - aime rendre service aux autres membres de l'équipe
• Indépendant, capacité à prendre des initiatives, à rester flexible et réactif dans un environnement de travail fluide, où les tâches se répartissent rapidement. Le candidat peut démontrer ces compétences dans le cadre d'activités civiques, bénévoles ou sportives.
• Solides compétences en matière d'organisation et de gestion du temps
• Capacité à se remettre en question, à sortir de sa zone de confort et à réagir au retour d'information (en le considérant comme une occasion de progresser plutôt que comme une critique).
• Une ou plusieurs expériences professionnelles dans un cadre organisationnel (stage, contrat à durée déterminée) serait un plus.

 Responsabilités

Les responsabilités énumérées ci-dessous sont regroupées en fonction des différentes phases d'un projet :

0. Participation à la phase commerciale

• Rédiger des offres en collaboration avec le superviseur du projet
• Soutenir les différentes activités de suivi avec le client

1. Lancement du projet

• Clarifier les différentes étapes du projet en collaboration avec toutes les parties prenantes concernées
• Mettre en forme les documents contractuels pour chacune des parties impliquées, assurer leur signature et leur transmission au client concerné et au département comptable de Beautiful Soul
• Organiser des réunions d'information avec les parties prenantes concernées
• Coordonner et mettre en forme les différents outils mis à disposition des clients (tests de personnalité, rapports...)

2. Préparer une intervention

• Communiquer toutes les informations pertinentes aux animateurs/formateurs en temps utile afin de réduire le stress au minimum.
• Organiser les réservations de voyage, le cas échéant, en coordination avec les facilitateurs/formateurs et le service comptable.
• En coordination avec les animateurs/formateurs, fournir un soutien logistique pour s'assurer que toutes les ressources (documents, matériel, configuration de la salle...) nécessaires au bon déroulement des sessions des clients sont en place. Effectuer des visites sur place si nécessaire.
• Avec le client, clarifier le nombre et le profil des participants attendus et s'assurer qu'ils ont été correctement informés.
• Si nécessaire, assister les animateurs/formateurs pendant les sessions.
• Maintenir un contact régulier avec toutes les parties prenantes de Beautiful Soul et le client pour s'assurer que l'intervention se déroule efficacement.
• Contrôler et tenir le personnel concerné au courant de la mise en œuvre des sessions (le nombre de sessions utilisées/le nombre de sessions restantes dans un contrat).

3. Coordonner la mise en œuvre du projet

• Assurer une collecte et une utilisation adéquates des données pour soutenir l'administration d'un projet.
• S'assurer que les données essentielles sont collectées et rappeler au client leur importance pour les projets futurs.

4. Clôture et évaluation des projets

• Pour chaque projet, mettre en forme, analyser et soumettre les évaluations conformément au calendrier convenu au début du projet. Participer à l'identification et au suivi des actions, le cas échéant.
• Pour les projets à sessions multiples, planifier et mettre en œuvre une évaluation à l'échelle du projet. Fournir des informations aux champions et au gestionnaire des opérations pour qu'ils les présentent au client.
• Préparer un modèle de rapport et l'envoyer aux animateurs/formateurs (cela peut être fait au début du projet). Si nécessaire, produire le rapport lui-même.
• Organiser une réunion de débriefing avec chaque client
• Enregistrez le rapport dans le fichier approprié
• Ajoutez les coordonnées des clients qui souhaitent être ajoutés à la base de données.

5. Facturation et recouvrement des paiements

• Communiquer au gestionnaire des opérations les principales informations relatives à la facturation (description des services, montants, nom et contact du client).
• Soutenir le service de la comptabilité dans le recouvrement des paiements, si nécessaire.
• S'assurer que toutes les parties prenantes concernées soumettent leurs factures pour les services fournis à la fin de chaque mois.
• Modifier, si nécessaire, et valider les factures avant de les envoyer au service comptabilité pour approbation et paiement.

6. Administration : effectuer les tâches restantes, le cas échéant

Date de début : septembre 2022

Veuillez envoyer votre CV et votre lettre de motivation à  talents@beautifulsoul.sn.
Toute candidature incomplète ne sera pas considérée.