Stagiaire - Assistant(e) Administratif(ve) & Projets (Français / Anglais)

En collaboration avec l'équipe de Beautiful Soul, vous contribuez à la bonne mise en oeuvre de nos interventions : dans la gestion des communications entrantes et sortantes, gérer les aspects logistiques, matériels et fournitures, etc...

Beautiful Soul est une entreprise privée qui a pour ambition de contribuer à créer une masse critique de “leaders positifs” au Sénégal. Nos services sont aujourd'hui essentiellement tournés vers les organisations, sous forme de projets d'accompagnement au changement. Notre équipe est composée de deux associés-gérants, de salariés à plein temps et d'une dizaine d'intervenants (coachs/ formateurs/ facilitateurs). Ensemble, nous avons développé une expertise qui nous permet de travailler avec un grand nombre des institutions les plus prestigieuses, non seulement au Sénégal mais aussi dans le reste de l'Afrique et en Europe. Le plus grand frein à notre croissance aujourd'hui est notre capacité à intégrer de nouveaux experts ayant au moins le même niveau d'exigence que nous. En conséquence, certains membres de l'équipe ont déjà eu à connaître des charges de travail très conséquentes par moments. Afin d'alléger la charge de travail de nos experts actuels et de construire des talents qui seront capables d'être nos futurs experts, Beautiful Soul est à la recherche de plusieurs Assistant.e.s Administration et Projets. Ces assistant.e.s seront amenés à jouer un rôle clé dans le développement futur de Beautiful Soul et, de ce fait, nous mettrons en place un programme de transfert de compétences conséquent dès leur arrivée.

Description du rôle

La personne se verra chargée d'un certain nombre de tâches associées soit à des projets à délivrer pour nos clients, soit à des besoins administratifs internes (voir détail en page 3). L'objectif de cette position est de contribuer à la délivrance rapide des projets et au soutien des experts Beautiful Soul (associés, salariés et intervenants), tout en s'assurant de la qualité des prestations délivrées. Elle reportera au Responsable des Opérations, et sera en interface régulière avec nos experts et les points de contact chez les clients.

Evolutions possibles

Dans un premier temps, ce poste pourra évoluer vers celui de coordinateur de projets, avec d'un côté une plus grande implication dans les phases commerciales et les RDVs clients à haut niveau et de l'autre une plus forte autonomie dans la gestion des projets. A plus long terme, ce poste pourra déboucher sur des postes plus pointus en fonction des compétences et intérêts de la personne ainsi que des besoins de Beautiful Soul (ex. ; coach/ facilitateur/ formateur, ingénieur commercial, chargés de communication, etc.)

Rémunérations

entre 200,000 et 500,000 FCFA selon la qualité des expériences du candidat.

Processus de recrutement

Afin de maximiser les chances d'une collaboration réussie, ces recrutements se feront selon les étapes suivantes (chacune des étapes étant sélective) :

  • Sélection sur base de CVs et d'une lettre de motivation à talents@beautifulsoul.sn
  • Entretien téléphonique “fit” de 15-20 minutes max.
  • Tests (écriture, logique) et éventuellement partage des derniers résultats universitaires
  • Un ou plusieurs entretiens en personne, chacun d'une heure environ
  • Contact auprès de 3 références données par le candidat ; il peut s'agir d'anciens superviseurs, de professeurs, etc

Si vous correspondez au profil et êtes intéressé, merci d'envoyer un CV et une lettre de motivation à talents@beautifulsoul.sn en précisant le canal par lequel vous avez reçu cette offre.

Nous anticipons beaucoup de candidatures aussi nous ne répondrons qu'à celles que nous pensons alignées à nos critères. Nous nous excusons par avance auprès de ceux/celles qui ne recevront pas de réponse. Cela n'enlève rien de la valeur de votre candidature. Nous vous souhaitons le meilleur!

 Profil

  • Bac +4
  • Excellente maîtrise du français (parlé et écrit), et idéalement de l'anglais
  • Maîtrise de l'outil informatique (ordinateur, word, excel powerpoint et idéalement Google Suite) et capable d'élaborer des documents impeccables
  • Proactif et enjoué : cette personne saura interagir avec tous les intervenants sur un projet d'une manière susceptible de leur donner envie d'accélérer sa mise en oeuvre
  • Prend plaisir à se mettre au service des autres membres de l'équipe (“team player”)
  • Autonome, capable de prendre des initiatives et d'être réactif dans un environnement fluide, où la répartition des tâches évolue rapidement. Cette personne aura démontré cela dans un engagement citoyen, associatif ou sportif
  • Organise et utilise son temps de manière efficace
  • Sait se remettre en question quand nécessaire et sortir de sa zone de confort, notamment en comprenant qu'un feedback est - par essence - une opportunité de progresser et non une critique
  • Une ou plusieurs expériences en entreprise (stage, CDD) serait un plus

 Détail des responsabilités

Les responsabilités sont listées ci-dessous et regroupées par phase des projets :

0. Participation à la phase commerciale

  • Rédiger des offres en collaboration avec votre superviseur
  • Participer aux différentes activités du suivi commercial

1. Lancement du projet

  • Clarifier la planification de chacun de projets, en collaboration avec les différentes personnes concernées
  • Mettre en forme les documents contractuels pour chacun des intervenants concernés, et s'assurer de leur signature et de leur transmission au client concerné ainsi qu'au service comptable de Beautiful Soul
  • Organiser les réunion de briefing avec les personnes concernées
  • Coordonner la mise en place des outils vendus sur les projets (tests de personnalité, rapports, etc) en incluant leur mise en forme.

2. Préparation des interventions

  • Communiquer tous les éléments utiles à l'intervenant en temps et en heure pour minimiser la charge mentale et le niveau de stress de ce dernier
  • S'occuper du booking du voyage le cas échéant, en coordination avec les intervenants et la compta-finance
  • S'assurer de la mise à disposition des moyens logistiques nécessaires au bon déroulement des sessions (documents, matériels, configuration de la salle, etc) en coordination avec l'intervenant en visitant le lieu le cas échéant
  • Clarifier avec le client le nombre et le profil des bénéficiaires de l'intervention en question, et s'assurer que ceux-ci ont été informés de manière adéquate
  • En cas de besoin, assister l'intervenant lors de la délivrance des sessions
  • Initier des contacts réguliers avec toutes les personnes concernés côté Beautiful Soul et clients pour s'assurer du bon déroulement du projet
  • Suivre la consommation des sessions et tient à jour les personnes concernées sur le nombre de sessions encore à prester

3. Coordination de la mise en oeuvre des projets

  • S'assurer de la collecte et de la bonne utilisation des données permettant le suivi administratif du dossier
  • S'assurer de la collecte des informations nécessaires et le cas échéant rappeler à l'intervenant de l'importance de cette collecte pour les prochains projets

4. Clôture et évaluation des projets

  • Pour chaque projet, envoyer aux moments définis dans la phase planning les évaluations. Les mettre en forme, les analyser, participer à l'identification et à la mise en oeuvre des actions de remédiation le cas échéant
  • Sur les projets multi-sessions, planifier et mettre en œuvre une évaluation sur l'ensemble du projet. Fournir les informations aux champions et au Responsable Ops pour présentation aux décideurs clients
  • Préparer la trame du rapport à utiliser et l'envoyer à l'intervenant (ceci peut éventuellement être fait en début de projet). le cas échéant, réaliser le rapport lui-même
  • Coordonner le RDV de débriefing avec chaque client
  • Sauvegarder le rapport dans le dossier concerné
  • Intégrer dans la Base de données les coordonnées des clients souhaitant y figurer

5. Facturation et recouvrement

  • Informer le Resp Ops des éléments de facturation (description des services, montants, noms des contacts clients concernés)
  • Soutenir les actions de recouvrement sur demande de la compta-finance, au besoin
  • S'assurer que tous les intervenants concernés envoient leur facture au plus tard à la fin du mois pour les services délivrés dans le mois
  • Valider la facture et donne son aval à compta-finance après avoir fait modifier le document original, au besoin

6. Administration : exécuter toutes les tâches qui s'avéreraient nécessaires

Date prévue de démarrage : Septembre 2022

Merci d'adresser votre CV et lettre de motivation à talents@beautifulsoul.sn.
Toute candidature incomplète ne sera pas considérée.